VoIP Cloud Lösung mit Heimarbeitsplätzen

Auftraggeber: itonia Holding GmbH

itonia bietet in Zusammenarbeit mit Händlern und Versicherungspartnern individuelle Produktschutz- und Garantieverlängerungsangebote für technische und elektronische Geräte an.

Leistungen:

Die Firma itonia beschäftigt zahlreiche national und international tätige AußendienstmitarbeiterInnen; viele Angestellte versehen ihre Tätigkeit von Zuhause aus. Die Schaffung einer flexiblen Telefonielösung mit über 10 weltweiten Telefonnummern, Heimarbeitsplätzen auch für die Vermittlung, zahlreichen Warteschlangen, Gesprächsaufzeichnung, Faxserver und automatischer E-Mail-Benachrichtigung bei verpassten Anrufen konnte das Team von media.tel mit einer Cloud Lösung ermöglichen. Für den Kunden bieten sich neben der Zeit- und Kostenersparnis auch die Vorteile der umfassenden Statistiken über die Reaktionszeiten der MitarbeiterInnen auch die höhere Transparenz der Telefonierenden.

Nachdem itonia den Istzustand beschrieben hatte, wurde eine umfangreiche Liste von Anforderungen an die neue Telefonanlage erstellt. Das Hauptaugenmerk lag darin, den Mitarbeitern, die abwechselnd von zu Hause aus und im Büro arbeiten, eine Lösung anzubieten, damit Anrufer dieselbe Nummer verwenden können und die Apparate im Büro sowie am Heimarbeitsplatz parallel klingeln.

Nach Auftragsvergabe wurde eine virtuelle VoIP-Anlage im Rechenzentrum des Kunden realisiert. Aufgrund technischer Vorteile entschloss sich itonia die Anlage in das media.tel Rechenzentrum zu übersiedeln - dies konnte aufgrund der Virtualisierung innerhalb weniger Stunden durchgeführt werden. Die definierten Anforderungen konnten schließlich Punkt für Punkt in kurzer Zeit umgesetzt werden.

Nach einem erfolgreichen Test der Grundfunktionalitäten wurde auf die neue Telefonanlage in der Cloud umgestellt.

Seit Projektbeginn arbeiten wir mit der EDV-Abteilung von itonia eng zusammen. Es werden laufend Erweiterungen, wie z.B. die Möglichkeit die eigene Durchwahl durch einen Anruf vom Mobiltelefon aus, auf das Mobiltelefon umzuleiten, Erweiterung des Sprachdialogsystems (IVR), der Nummernkreise, usw., durchgeführt.

24h Monitoring der Telefonanlage, Support bei Unklarheiten oder Problemen und fallweise Schulungen neuer Mitarbeiter.

 

 

  • 2 Standorte mit über 30 Durchwahlen
  • Außendienstmitarbeiter national sowie international
  • über 10 weltweite Telefonnummern (darunter Deutschland, Niederlande, Spanien)
  • Heimarbeitsplätze (auch für die Vermittlung)
  • Sprachdialogsystem (IVR)
  • Warteschlangen für diverse Abteilungen (Zentrale, Schaden, Vertrieb) und spezielle Kunden
  • Userlogin für Warteschlagen, um wechselnde Arbeitsplätze zu ermöglichen
  • automatische E-Mail-Benachrichtigung bei verpassten Anrufen
  • Faxserver für durchschnittlich 100 Faxe pro Tag
  • gleichzeitiges Klingeln im Büro, am Heimarbeitsplatz und
  • Softphone (Computer oder Mobiltelefon) pro Durchwahl
  • Gesprächsaufzeichnung
  • ausgezeichnete Sprachqualität zu reduzierte Gesprächskosten
  • Flexibilität in Erweiterung und Individualisierung der Telefonanlage
  • Rasche Einrichtung von neuen Mitarbeiterzugängen im In- und Ausland
  • effiziente Übermittlung von Informationen und persönliche Kundenansprache durch ein Sprachdialogsystem (IVR)
  • Zeit- und Kostenersparnis durch Fax2Email bzw. Email2Fax
  • höhere Transparenz wer telefoniert, umgeleitet ist, etc. über eine leicht zu bedienende Weboberfläche
  • umfassende Statistiken (Reaktionszeit, Volumen, etc ...)